Cliente

A Sonae Capital é uma empresa cotada na Bolsa Portuguesa e aspira a ser uma long-living investment company, focada na criação sustentada de valor económico, social e ambiental, identificando e desenvolvendo negócios de elevado potencial, integrando-os num ecossistema de recursos e competências de gestão, perspetivando a sua autonomização.

Desafio

Tendo em conta o atual contexto epidemiológico que se vive em Portugal provocado  pelo coronavírus SARS-COV-2 e da doença COVID-19, que limitou a deslocação de pessoas e a organização de eventos e reuniões presenciais, as organizações foram  obrigadas a agir de forma rápida sobre o modo como as suas equipas deveriam continuar a colaborar e a interagir entre elas, de forma a assegurar o normal funcionamento das suas atividades. A adoção de práticas de colaboração à distância, que vinham a ser implementadas nas organizações, sofreu uma aceleração acentuada fazendo a regra de “Home Office” a prática vigente.

Esta regra criou novos desafios na gestão das organizações! E acrescentando à operação diária a necessidade de executar reuniões institucionais em que, por força das obrigações legais de uma empresa cotada em bolsa, é necessário executá-las em determinado momento temporal e com requisitos adicionais de segurança e confidencialidade, este desafio torna-se ainda maior.

A Sonae Capital confrontada com esta nova realidade desafiou a Equipa de Cloud da Bizdirect, a apoiar a realização da Assembleia Geral Anual de Acionistas, por meios telemáticos,  A Assembleia Geral teria de ser realizada de forma virtual e restrita a uma lista de participantes, com perfis bem definidos – Conselho de Administração, Moderadores e Acionistas ou respetivos Representantes. Participantes estes que na sua maioria eram externos à Sonae Capital.

Solução

Para responder a este desafio da Sonae Capital, a Equipa de Cloud da Bizdirect, desenhou e implementou uma solução personalizada assente na ferramenta Microsoft Teams.

Tendo em conta todas as especificações da realização de uma Assembleia Geral e que, pelo facto de ter de ser efetuada por meios exclusivamente telemáticos, tiveram de ser considerados requisitos adicionais de segurança, nomeadamente, na acreditação dos participantes, no acesso através de diferentes sistemas operativos, na definição de funções para os intervenientes durante a reunião e na possibilidade de  gravação da respetiva sessão, esta última por solicitação expressa do Presidente da Mesa da Assembleia Geral.

Assim, para a credenciação dos participantes da Assembleia Geral foram criadas o seguinte conjunto de medidas:

       1. Criação de uma equipa privada no Microsoft Teams para a realização desta Assembleia Geral;

       2. Criação de um utilizador para todos os participantes externos no tenant de Office 365 da Sonae Capital, reforçando a segurança no acesso à sessão;

       3. Acesso à equipa privada do Microsoft Teams apenas a utilizadores selecionados;

       4. Ativação de um sistema de credenciação através de user e password para cada participante da reunião, tendo sido enviado esta informação num período que antecedeu a Assembleia Geral;

       5. Confirmação da identificação do participante, através do sistema de vídeo (obrigatório no dispositivo de acesso a esta reunião) antes do início da Assembleia Geral;

       6. Criação de três manuais de suporte à Assembleia Geral: manual para participantes; manual de setup da reunião e manual de boas práticas na utilização do Microsoft Teams;

       7. Suporte no acesso ao Microsoft Teams por parte de cada utilizador.

Para a realização desta Assembleia Geral foi necessária a criação de outras especificações para suportar as interações entre os participantes, isto é, para a Mesa da Assembleia Geral, os moderadores da sessão, foram acionadas um conjunto de funcionalidades específicas para gestão/controlo da reunião. Através das políticas do Office 365, foi atribuído ao perfil de moderador a ferramenta de controlo da gravação da reunião, caso fosse autorizada por todos os participantes, impedindo assim os restantes presentes de interferir nesta mesma gravação. Para além disso, o moderador tinha acesso a um chat onde lhe era permitido dar a palavra aos restantes participantes da Assembleia.

Resultados

Com a adoção da solução implementada pela Equipa de Cloud da Bizdirect, a Assembleia Geral da Sonae Capital, aconteceu de forma exclusivamente telemática,  no dia e hora marcada, com a participação dos membros da Mesa da Assembleia Geral (moderadores), do Conselho de Administração, do Conselho Fiscal, do Revisor Oficial de Contas,  e acionistas ou respetivos representantes, sem registo de qualquer incidente, graças ao Microsoft Teams que proporcionou uma experiência de colaboração eficiente sem comprometer a privacidade e a segurança dos participantes.

O acesso e credenciação desta reunião ocorreu de acordo com a normalidade, a gravação da sessão realizou-se com total percetividade, ficando definido com clareza todo o diálogo, bem como todas as informações escritas no “chat”. A sessão decorreu conforme planeado.

Testemunho | Sonae Capital

A realização de Assembleia Geral Anual através de meios de comunicação à distância constituia, neste contexto epidemiológico que se vive em Portugal, uma solução altamente recomendável e aquela que, de entre as possibilidades disponíveis, assegurava uma maior compatibilização dos interesses em apreço.

Nessa medida, a Sonae Capital, por forma a garantir, designadamente, a segurança e confidencialidade das comunicações, a credenciação dos participantes,  necessitava assegurar uma solução que permitisse a criação de especificidades próprias  para a realização da mesma. A secretária da Sociedade, lançou o desafio à Equipa de Cloud da Bizdirect para apoiar a Sonae Capital nesta matéria.

A Equipa de Cloud da Bizdirect  realizou um excelente trabalho, e à qual dirigimos um especial agradecimento  pelo empenho, dedicação e disponibilidade que mostraram em todo este processo.

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