Com a certeza de que muitas organizações vão manter alguma forma de trabalho remoto após a pandemia, é importante analisar as decisões tomadas, até aqui, por necessidade e planear o futuro.

Com o impacto da pandemia, muitas organizações viram-se forçadas a encontrar rapidamente soluções digitais para manter a continuidade dos seus negócios. No entanto, a adoção dessas soluções foi motivada pela necessidade de resolução de um problema imediato, levando a que, em muitas situações, não fossem tidos em conta alguns dos critérios e requisitos internos das organizações para a utilização de ferramentas digitais.

Agora que vemos uma luz ao fundo do túnel e numa fase em que muitas organizações já decidiram que vão continuar a ter alguma forma de trabalho remoto, é importante analisar aquilo que foram as soluções implementadas no passado e transitar para um modelo mais permanente e melhor planeado. É crucial perceber quais os pontos de melhoria, para corrigir erros ou más decisões tomadas, de forma a potenciar a adoção das ferramentas mais adequadas e seguras, e preparar o que será para muitos um ambiente de trabalho híbrido.

Para que este novo cenário não obrigue, tal como aconteceu, a tomar decisões por impulso e para que possam ser resolvidos problemas no imediato, é fundamental conceber e adotar uma estratégia estruturada, garantindo o retorno dos investimentos efetuados, aproveitando os benefícios observados no trabalho remoto e melhorando a utilização das ferramentas digitais. Tendo em conta esta necessidade, existem programas como o Digital Workspace Acceleration Program da Bizdirect, que têm como objetivo analisar, capacitar, adotar e suportar os serviços digitais das organizações para que, em parceria com as mesmas, se possam obter os melhores resultados, seja em cenários híbridos, seja em cenários de adoção de serviços na cloud.

Indo ao encontro das necessidades específicas de cada organização, para uma adoção bem-sucedida de serviços na cloud, a transição deve basear-se em quatro pilares.

O primeiro passa pela análise do estado de arte da organização, de modo a perceber que soluções estão a ser utilizadas, assim como a forma como essas soluções estão implementadas. Sendo a segurança, como vimos ao longo do último ano, um ponto fundamental em cenários de trabalho remoto, nesta fase é imperativo que seja feita uma análise à forma como estas soluções estão protegidas, para que seja criada uma baseline de segurança baseada em standards da indústria. Por último, deve definir-se um roadmap de implementação ou melhoria das soluções, assim como avaliar novas soluções que possam trazer valor acrescentado para a organização.

Percebendo a evolução constante da tecnologia e o ritmo a que novas funcionalidades são introduzidas nas soluções digitais, o segundo pilar foca-se na capacitação das equipas que têm a seu cargo a gestão e acompanhamento destas soluções. Esta capacitação passa pela transmissão de conhecimento em áreas como identidade e acessos, gestão de dispositivos e aplicações, proteção da informação e modelos de governança. Pretende-se com isto garantir que as organizações dispõem de um conhecimento mais avançado das possibilidades que as ferramentas digitais possuem, para que a tomada de decisão possa ser mais informada.

O terceiro pilar de um programa desta natureza passa por capacitar os utilizadores finais para a adoção das ferramentas digitais, garantindo que existe um conhecimento transversal sobre as ferramentas disponíveis e possíveis contextos de utilização, como forma de potenciar e aumentar os níveis de utilização dessas ferramentas. Esta fase deve ser suportada com práticas de adoção e gestão da mudança, sessões contínuas de transmissão de conhecimento e boas práticas, como workshops e webinars, assim como a disponibilização de conteúdos para autoaprendizagem.

Para garantir o apoio, suporte e melhoria contínua das soluções digitais implementadas, o último pilar consiste em garantir o acompanhamento das organizações na resolução de problemas com impacto direto nas suas operações diárias, assim como dar resposta a questões de melhoria dos serviços adotados. Este processo passa pela interação, quer com as equipas responsáveis pela implementação, quer junto das equipas dos fabricantes das soluções, de modo a garantir uma resposta e solução ágeis para situações de disrupção dos serviços, assim como o esclarecimento de dúvidas e questões existentes relacionadas com as soluções implementadas.

A transição para novos modelos e metodologias de trabalho não tem de ser demasiado complexa ou um fator de preocupação e/ou risco para os negócios. Aposte por isso numa abordagem estruturada e com uma visão transversal às necessidades da sua organização.

*Artigo originalmente publicado na edição online  (11.05.2021)

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