Na nossa área de atuação estamos constantemente a auscultar empresas com dúvidas sobre se realmente é preciso implementar um sistema de Customer Relationship Management (CRM) na empresa, ou por vezes quando se deve começar a pensar no mesmo.
A realidade é que as empresas estão a entender atualmente por diferentes motivos, que ao adiar a adoção do CRM têm vindo a perder a oportunidade de racionalizar os seus processos internos, potenciar os seus negócios e efetivamente servir melhor os seus clientes de forma a fidelizá-los.

Apesar de várias perceções existentes, o CRM como estratégia de negócio com o foco no cliente pode ser uma solução simples, flexível e que aumenta à medida que o negócio cresce.
Aqui ficam 7 sinais de que é tempo para o CRM:

1. Acumula a informação de clientes em múltiplos sítios
Se utiliza Post-its em todos os lugares, caderno de notas na secretária, cartões de contacto na gaveta, Ficheiros de Excel no desktop, e ainda Emails na Inbox para guardar informação, este pode ser um claro sinal de que está a armazenar informação de clientes em vários lugares e que esta pode ser facilmente perdida. Com o CRM conseguirá ter a informação toda apenas num lugar e acessível a todos.

2. Ineficientes follow-ups com Potenciais Clientes
O primeiro contato com potenciais clientes é um passo importante para gerar novos negócios, todas as empresas esperam que os seus clientes se sintam bem-vindos e que não sejam bombardeados com contatos desnecessários. Em casos em que não existe um sistema organizado de atribuição de leads para follow-up, que permita ver a última comunicação efetuada e que elimine aquelas chamadas embaraçosas por falta de informação, é o que acaba por acontecer. Com o CRM as equipas comerciais e de marketing conseguem acompanhar a totalidade do ciclo de vida de cada cliente, a sua rentabilidade, as suas preferências e as suas necessidades, de modo a assegurar o crescimento constante do negócio e sem contatos desnecessários.

3. Falta de conhecimento sobre o estado das propostas
Quando se chega ao fim do mês é essencial saber se a equipa atingiu os objetivos, a que distância estão de os cumprir ou qual o feedback do cliente sobre a proposta. Se leva mais do que alguns minutos para descobrir a resposta, é um claro sinal de que a sua empresa necessita de um sistema de CRM para agilizar os processos.

4. As reuniões de vendas levam tempo de preparação significativo
Se os seus colaboradores levam tempo a mais para reunir a informação para as reuniões, quando podiam, com informação centralizada preparar relatórios detalhados de forma fácil e eficiente, é porque é tempo de instalar uma solução de CRM na sua empresa.

5. Encontrar informação é uma tarefa árdua
Se para responder a um pedido de um cliente ou a um pedido de um colega os seus colaboradores necessitam de muito tempo para pesquisar em emails, procurar notas ou em pastas e ficheiros totalmente descontextualizados, é o sinal que é tempo de CRM. Com uma solução de CRM os seus funcionários passam a estar munidos de ferramentas que lhes permite agilizar a procura de informação relevante a antecipar-se à concorrência.

6. Acreditar que os comerciais têm um CRM na cabeça
Se o poder da informação sobre os clientes está nas pessoas e não na organização, se os comerciais se valem da informação que têm e não da prática de partilha e de colaboração e se o seu negócio depende disso é sinal que é tempo de CRM. Uma solução de CRM fomenta a partilha da de informação por toda a empresa para que todos os seus colaboradores estejam capazes de assumir os projetos conhecendo todo o background dos clientes.

7. Perder potenciais clientes ou novos projetos.
Todas as empresas necessitam de gerar mais negócios, novos clientes e manter os atuais. Neste cenário não queremos estar a perder clientes por falta de organização ou por um fraco conhecimento do pipeline de vendas. Uma solução de CRM pode ser a resposta correta para perceber quais as oportunidades que merecem um maior esforço, e quais as que trazem maior retorno para a empresa.
Se sente que os seus negócios são assolados por estes problemas, é sinal que está na hora de saber mais sobre CRM e procurar por uma solução à medida da sua empresa que envolva toda a estrutura da mesma para que a equipa esteja alinhada e não perca o foco.

Hugo Gonçalves,
Head of Marketing & Inside Sales da Bizdirect
*Artigo originalmente publicado na edição de abril da Revista DO it – Vendas & Negociação.

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