A grande maioria dos utilizadores de SharePoint faz uso da plataforma, mas efetivamente não a utiliza.
 
Utilizar implica tirar partido das funcionalidades disponíveis, sendo que a ferramenta já oferece muitas delas nativamente. A minha experiência diz-me que, por exemplo, em soluções para Intranet os portais SharePoint são, na maioria das vezes, usados como uma ferramenta de gestão documental rudimentar. Plataformas onde os utilizadores carregam documentos e os consultam de vez em quando. Na realidade acabam por servir mais como sistema de backups de ficheiros – com um user interface mais apelativo – do que sistema de gestão documental.
O SharePoint tem funcionalidades que a maioria dos utilizadores desconhece, este desconhecimento, deve-se em muito aos impulsionadores da mudança nas organizações, que não elaboram planos de comunicação/formação para os utilizadores finais. Não se pode simplesmente disponibilizar a ferramenta aos utilizadores – é necessário sensibilizá-los para a sua utilização e mostrar-lhes como podem beneficiar das funcionalidades do portal e como poderão aumentar a sua própria produtividade.
 
Quanto às funcionalidades nativas do SharePoint (out-of-box), estas variam consoante o licenciamento contratado pelo cliente. Partindo da premissa inicial, quer isto dizer, por exemplo, que utilizadores de versões Enterprise do SharePoint terão uma taxa ainda mais reduzida de utilização das funcionalidades disponíveis.
 
Façamos um pequeno exercício. Concentremo-nos na versão Foundation do SharePoint 2013.
Quantos utilizadores saberão que, quando configurado o serviço, o SharePoint pode receber emails e adicioná-los a itens de listas?
 
Esta funcionalidade pode ser útil quando queremos armazenar emails diretamente no SharePoint ou suportar Sistemas de Gestão de Qualidade, por exemplo.
 
Quantos utilizadores sabem que existe uma reciclagem, em tudo semelhante à do Windows, no SharePoint? E indo um pouco mais longe, quantos saberão que para além da reciclagem do utilizador final, existe uma reciclagem ao nível do administrador? E que esta última, por defeito, guarda durante mais algum tempo (dias), os ficheiros eliminados pelo utilizador e que inclusive já foram removidos da reciclagem do mesmo?
 
Quantos utilizadores terão conhecimento que podem utilizar o SharePoint para criar um site de equipa e centrar a gestão de um projeto ou das operações de uma equipa, criando e atribuindo tarefas, podendo assim fazer um acompanhamento centralizado do trabalho da equipa?
 
Quantos utilizadores saberão que tem disponível out-of-box a possibilidade de utilizar um template para criação de um blog? Podendo dessa forma promover a partilha visões, ideias ou eventos dentro de uma organização.
Por fim, quantos utilizadores sabem que pode ser criado um site do tipo Wiki para a partilha de conhecimento?
E isto são só algumas das funcionalidades disponíveis na versão mais “modesta” do SharePoint 2013. Sem qualquer extensão de funcionalidades por parte de parceiros como a Bizdirect.
 
Na minha opinião, é da responsabilidade dos impulsionadores pela implementação de portais SharePoint na empresa a promoção da utilização efetiva da ferramenta.
 
Porque não consultar quem melhor conhece a ferramenta para conseguir um melhor entendimento das suas potencialidades? Como se pode tirar maior rentabilidade da plataforma e até mesmo como poderá estender as funcionalidades nativas para responder às necessidades específicas da organização.
 
Fica a sugestão. CONTACTE-NOS!

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