“A gestão de projeto é a aplicação de conhecimento, competências, ferramentas e técnicas a atividades de projeto para alcançarmos os requisitos de projeto” (PMBOK, 4th Edition). Nem todas as pessoas são capazes de gerir um projeto ou têm conhecimento para fazê-lo. No entanto, quando feita corretamente, a gestão de projeto pode aumentar o retorno do investimento e conhecimento que um projeto pode trazer. Com ela podemos medir os resultados alcançados em comparação com as estimativas iniciais, podemos centralizar e consolidar toda a documentação do projeto e, como consequência aumentar a qualidade final do projeto.

Muitos gestores de projeto optam por usar soluções cliente para gerir projetos, o que inevitavelmente cria uma sobrecarga na recolha e partilha de informações sobre o projeto com o resto da equipa, tornando mais difícil a correta gestão do progresso do mesmo. Com o SharePoint Online é possível superar esse problema.

Para utilizar todas as potencialidades do SharePoint relativas à gestão de projetos é possível criar, no seu tenant de Office 365, para cada projeto, um novo site através da utilização do template “Project Site”.

A funcionalidade que “salta mais à vista” aquando da entrada no site pela primeira vez é a web part out of the box “Project Summary”. Esta web part, como demonstrado na figura abaixo, tem como base uma lista de tarefas, em que o gestor de projeto pode inserir novos itens e definir milestones para o projeto em causa. Esta web part permite aos restantes membros da equipa estar a par do progresso do projeto e das datas de entrega subjacentes ao mesmo.

A integração existente com várias ferramentas da suite Office permite vários tipos de partilha de documentos entre membros da equipa, e permite também a edição simultânea de documentos. Esta funcionalidade é especialmente útil, por exemplo para a preparação de documentação técnica ou mesmo para garantir que a versão mais recente de um documento a que um colaborador tem acesso é sempre a mais recente. Não nos devemos esquecer que o SharePoint Online possui a funcionalidade de histórico de versões de documentos, pelo que, será sempre possível ter acesso à versão correta de um documento.

Existe também a integração entre o Microsoft Project 20131 e a Task List do SharePoint Online. As tarefas aí colocadas podem ser exportadas para este software ou para a Microsoft Pro for Office 365. Depois de exportadas para o Project 2013 podem até ser diretamente publicadas no Team Foundation Server (TFS) e Project Server, verificando-se a interligação entre os quatro serviços2.

Para promover a partilha de conhecimento existe a possibilidade de adicionar uma wiki library, onde é possível criar páginas, cada uma direcionada a um tema específico.

Recorrendo a listas ou document libraries, o gestor de projetos pode fazer upload da documentação revelante para a gestão do risco, resultados, documentos de requisitos, entre outros.

Conciliando estas e outras vantagens que o SharePoint Online possui, é possível afirmar que o SharePoint Online é uma ferramenta essencial para qualquer gestor de projetos e respetiva equipa, que lhe proporciona a liberdade para se organizar como quiser, quando quiser.

Saiba mais sobre as potencialidades do SharePoint Online na gestão de projetos. 

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