Um problema que encontramos frequentemente nas implementações de CRM é a discrepância de informação que tende a crescer, de forma diretamente proporcional, ao tempo de vida de um sistema de Customer Relationship Management. É relativamente comum que informação duplicada seja inserida no CRM, podendo ser referente a contactos, clientes ou mesmo a novas leads.

Um cenário comum é quando um cliente é adicionado como prospect mas, uns meses mais tarde, torna-se cliente e é, por isso, inserido novamente no sistema. Outro exemplo pode ser verificado quando uma lead é inserida manualmente e, posteriormente, é duplicada com informação ligeiramente distinta, proveniente de outra fonte de informação (um cliente regista-se no website da instituição, ou é inserida uma lead semelhante com um número de telemóvel diferente, etc.).

Outro cenário bastante comum onde são criados registos duplicados, verifica-se quando uma organização faz o plano de migração de dados de determinadas fontes (bases de dados de outros sistemas CRM, websites, novas BDs adquiridas) e decide migrar 100% dos dados de forma a evitar perdas de informação. Esta escolha tem a desvantagem de potenciar a criação de um número elevado de registos duplicados no CRM, o que pode, não só levar à perda de performance no sistema, como também à criação de informação desnecessária.

O Microsoft Dynamics CRM tem nativamente um sistema de deteção de duplicados que torna possível configurar o processamento destes registos (através de regras de deteção de duplicados). Este sistema pode ser configurado para ser executado diariamente como um processo de background e, os seus resultados podem ser visualizados e manipulados no CRM. É possível ter acesso a todos os potenciais duplicados para um determinado registo, ver a sua informação detalhada, e fundi-los num único registo, selecionando qual dos registos deverá ser definido como master e respetivos slaves. Pode-se, igualmente, aceder à informação que é mapeada entre eles (inclui a informação do registo e também entidades associadas).

Embora esta funcionalidade seja capaz de realizar a deteção de duplicados, é limitada no sentido em que só permite ao utilizador fazer este processo manualmente, registo por registo. Se a deteção de duplicados encontrar 3000 contactos (o que, sejamos sinceros, é um número muito comum, senão baixo para várias organizações) o utilizador terá de validar e trabalhar cada um destes registos manualmente. Isto acaba por não ser ideal ou mesmo viável para muitas organizações. Para organizações de maior dimensão, onde naturalmente existe um maior número de dados, esta funcionalidade tem ainda outra limitação: esta só permite a consulta de 5000 registos, o que tornaria esta tarefa ainda mais demorada.

É aqui que a solução Auto Merge Duplicates Tool desenvolvida pela Bizdirect entra para resolver o problema. A nossa solução possibilita que as organizações com um número elevado de dados possam resolver e limpar todos os registos duplicados do sistema, de uma forma automática. A solução usa as funcionalidades já existentes no CRM e estende-a de forma a possibilitar a fusão de múltiplos pacotes de informação duplicada. Esta funcionalidade consegue-se através de uma lista predefinida de regras que podem definir quais os registos que serão mantidos como master, quais os que serão desativados como slaves, e ainda qual a informação que cada registo master deverá herdar de todos os registos duplicados associados.
Está apenas a alguns cliques de distância de resolver o seu problema com registos duplicados no sistema, com facilidade e com o total apoio da nossa equipa.

Por favor entre em contacto connosco e informe-se de como podemos ajudá-lo a melhorar a qualidade dos dados dos seus clientes.

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