Nos dias atuais, vivemos num ecossistema altamente complexo de constante mudança, competitividade e a velocidade a que todas estas mudanças acontecem é cada vez maior.

Uma organização que não esteja ininterruptamente à procura de acrescentar aos seus trabalhos de melhoria, uma componente cada vez mais analítica e metódica, está, não só a perder uma das maiores mudanças de paradigma das últimas décadas, como também a posicionar-se numa rampa acentuadamente decrescente face à concorrência.

Se há 5 anos isto era verdade, hoje temos pela frente a Internet Of Things (IOT), um tema que, em conjunto com outras tecnologias como a Big Data, já começou a multiplicar exponencialmente a quantidade de dados produzidos e armazenados, abrindo as portas a um mundo de Inteligência Artificial cujo potencial está em grande parte ainda por desvendar.

Neste tópico e fruto da nossa experiência, constatamos que as organizações se encontram atualmente em estágios de maturidade muito distintos, especialmente no que toca à gestão por objetivos. Consideramos haver dois tipos de recolhas de dados (orientados ao resultado ou ao processo), a partir dos quais podemos atribuir o foco dos esforços de análise a diferentes partes da estrutura empresarial. Estruturamos os nossos findings numa matriz de maturidades, na qual desafiamos o leitor a posicionar-se:

  • Empresas na fase A: registam os dados apenas focados nos resultados globais da organização ou das suas diferentes áreas e os mesmos são usados apenas para reporting financeiro, legal ou como histórico, não havendo assim uma análise para a melhoria.
  • Empresas na fase B: utilizam o mesmo tipo de dados das anteriores. No entanto, tipicamente definem objetivos para estes indicadores, os quais a gestão de topo da organização revê em conjunto, com uma frequência tipicamente mensal ou inferior.
  • Empresas na fase C: renunciam ao taylorismo, descentralizando os seus esforços de monitorização da gestão para as equipas, tomando os primeiros passos para a alteração da cultura da organização. Esta monitorização pode ser mais ou menos frequente sendo divisível em dois grandes grupos:
    – C1: de frequência mensal ou inferior
    – C2: de frequência semanal ou superior Empresas
  • Empresas na fase D: são as primeiras a retirar os reais benefícios da gestão com dados. Estas empresas percebem que quando medem indicadores apenas orientados ao resultado, caem na armadilha de não os conseguir acionar. Isto é, quando deparados com a pressão de atingir um determinado resultado, esforçam-se para levantar ideias de como o fazer, o que geralmente prova ser uma tarefa difícil. Para isso, estas organizações sentem a necessidade de começar a medir indicadores orientados ao processo, cujo principio não é medir o resultado final, mas sim refletir a performance das atividades das equipas, que por sua vez antecipam o resultado final. Numa área de vendas isto pode ser, na perspetiva do resultado: medir vendas ou EBITDA; e na perspetiva do processo: o número de visitas comerciais realizadas ou o diagrama de Pareto das causas para a perda de um cliente. Para estas empresas, a frequência de monitorização dos indicadores já não é tema, sendo que o seu desafio está na capacidade de identificar, modelar e acionar estes indicadores:
    – D1: a tentar encontrar os indicadores de processo certos
    – D2: a definir ações para melhorar estes indicadores, mas sem sucesso na sua concretização
    – D3: a alocar tempo para a melhoria e consequentemente a fechar as ações que levantaram
  • Empresas na fase E: encaram a disrupção de paradigmas com naturalidade. Os esforços de melhoria já não estão só ao nível das equipas funcionais, mas atravessam a organização e preocupam-se com a resolução de problemas que permitam garantir a boa performance dos processos transversais. São estas empresas que rapidamente percebem que tem de haver alguém a dinamizar a melhoria da organização como um todo e criam para esse efeito responsabilidades centrais de melhoria contínua. São estas empresas que passam da ação de melhoria para o projeto de melhoria. Projetos estes, geralmente acoplados à definição da estratégia da empresa como alavanca para atingir determinados objetivos globais, e capazes de retornar benefícios de resultados financeiros mensuráveis. Empresas neste nível estão em menor número e em diferentes estados:

– E1: a organização realiza projetos de melhoria multi-departamento numa lógica on demand;
– E2: a organização revê e atualiza a sua estratégia com uma frequência anual ou superior, levantando projetos de melhoria contínua alinhados com os objetivos estratégicos definidos, identificando responsáveis e calendarizando-os;
– E3: a organização faz o steering destes projetos, com o patrocínio da gestão de topo, com uma frequência mensal ou superior;
– E4: estes projetos têm impactos significativos nos KPIs definidos;
– E5: o impacto destes projetos para além de medido versus os KPIs definidos é traduzido em ganho financeiro.
A título de conclusão, desafio-o a avaliar o estado de maturidade da sua organização, posicionando-a na matriz acima. Mediante a fase onde se encontrar, partilho um teaser para o ajudar a refletir e progredir neste processo:
– Fase E – Bom trabalho.
– Fase D – “Estratégia sem tática é o caminho mais lento para a vitória. Tática sem estratégia é o ruído antes da derrota.” (A Arte da Guerra de Sun Tzu)
– Fase C – “Conheça-se a si mesmo e poderá ganhar todas as batalhas.” (A Arte da Guerra de Sun Tzu)
– Fase B – “Trate os seus homens como os seus próprios filhos amados. E eles irão segui-lo até ao vale mais profundo.” (A Arte da Guerra de Sun Tzu)
– Fase A – https://youtube.com/watch?v=3Wlar-FoHH0

Não tem a certeza do estado em que se encontra a sua empresa? Entende o passo seguinte mas falta-lhe o know-how para o concretizar? Na Bizdirect temos vindo a ajudar as organizações a dar o próximo passo, quer através da otimização quer da digitalização dos seus processos de negócio.

Fale connosco!
Paulo Azevedo, Process Improvement Lead na Bizdirect

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