Hoje em dia, parece que o Office 365 está sempre presente nas nossas conversas, ou pelo menos para aqueles que, como nós, trabalham com soluções tecnológicas e procuram encontrar as melhores soluções de produtividade para os Clientes. Nota-se, claramente, um amadurecimento na oferta da Microsoft e do próprio mercado, que tem adotado a solução de uma forma consciente e, no meu entender, pelos motivos certos.

Uma das coisas que mais gosto no Office 365 é a forma fácil, simples e intuitiva de aceder e gerir os serviços disponibilizados. A possibilidade de implementar o Office 365 em cenários direcionados para PMEs até cenários mais complexos, tipicamente encontrados nas grandes organizações, é simplesmente fantástico!

Contudo, ainda existem alguns desafios de aprendizagem!

Nos contactos que tenho regularmente com Clientes sobre o Office 365 fico com a percepção de que existe um entendimento generalizado dos serviços disponibilizados pela oferta e do seu respetivo valor. Os Clientes entendem o Exchange Online como ferramenta de gestão do email corporativo, entendem as aplicações do Office iguais às que sempre trabalharam e entendem o Skype for Business como ferramenta de comunicação instantânea. No entanto, e curiosamente, sinto que ainda existe um caminho a fazer em relação ao SharePoint Online. Existe algum mistério à volta desta ferramenta que de alguma forma pretendo desmistificar.

A Microsoft apresenta o SharePoint Online como solução para cenários de Colaboração, Gestão de Conteúdos e de Enterprise Social. Armazenar, Organizar, Partilhar, Aceder é o lema da Microsoft para o SharePoint.

Todos estes cenários e ações são muito interessantes e que potenciam a utilização da solução pelas várias áreas funcionais, por exemplo:

  • Departamento de RH: centralizar num único local os processos de recrutamento e de acolhimento de novos colaboradores com acesso a informação relevante para quem chega à empresa. Armazenar os CVs de potenciais colaboradores e utilizar a pesquisa para encontrar o perfil pretendido. Potenciar a comunicação interna e partilha entre colaboradores de informação corporativa.
  • Vendas e Marketing: acesso a documentos essenciais para o pitch perfeito (apresentações, brochuras, informação de produtos). Banco de imagens e de conteúdos para serem usados em campanhas promocionais ou comunicação externa. Armazenamento de propostas recebidas de fornecedores de marketing para comparação.
  • Legal: local centralizado de gestão de contratos e das respetivas minutas. Partilha de documentos confidenciais com regras de privacidade restritas. Versionamento de documentos e de auditing para reversão de alterações.
  • Departamento de IT: ticketing e suporte através de pedidos e respetivo status. Acesso a base de conhecimento para formação de utilizadores através de vídeos ou guidelines de instalação/utilização. Questionários de satisfação para análise de deployments de novas soluções.
  • Operações: armazenar e facilitar o acesso a todo o conhecimento produzido na organização para que possa ser replicado. Centralizar o reporting da organização para que todos tenham acesso ao status da organização. Gestão de sistemas de qualidade e respetivas auditorias.

Estes são apenas alguns dos cenários em que o SharePoint é usado nas organizações e que por si só já revelam as potencialidades desta plataforma em contribuir para otimizar as novas formas de trabalhar, comunicar e colaborar.

Mas o que no meu entender torna mais interessante o SharePoint Online é a possibilidade de a estes cenários acrescentarmos automatismos que traduzem processos de negócio, implementados ou em vias de implementação nas organizações e que muitas das vezes são críticos para a sua eficiência. Sim, é verdade, SharePoint Online e Processos de Negócio! A padronização e a standardização continuam a ser assunto nas organizações e, numa perspetiva tecnológica, o SharePoint Online pode ser a plataforma que permite que esses processos corram de forma automática, precisa e gerível com capacidade de serem extensíveis a pessoas, lugares e dispositivos. E aqui entramos no tema de Workflow Automation e falar deste tópico em SharePoint é falar da solução da NINTEX.

A NINTEX como independent software vendor (ISV) desenvolveu uma solução designada de Nintex Workflow for Office 365 que disponibiliza um workflow designer de drag-and-drop com um conjunto de ações e capacidades de integração que dá aos utilizadores uma maior capacidade e flexibilidade para construir e implementar os seus workflows em diversos cenários. A solução é executada sobre os workflows nativos do SharePoint Online estendendo as suas capacidades.

A solução é totalmente cloud e instalada como App no tennant do Office 365 do Cliente. A facilidade com que se constroem os workflows, se parametrizam as ações e, depois de ativadas, se efetua a sua gestão e monitorização é simplesmente fantástico!

Ao acrescentamos o tema de processos de negócio junto dos Clientes estamos claramente a elevar a conversa a outro nível e a colocar o SharePoint Online em conjunto com a solução da NINTEX numa posição de apoio às operações internas com impacto direto no negócio.

A Bizdirect, como especialista em SharePoint e parceira para Portugal da NINTEX está a ajudar os seus Clientes a dar o próximo passo e a rentabilizar o seu investimento tecnológico.

Por isso a questão é: está a tirar todo o proveito do SharePoint Online da sua subscrição de Office 365?

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