A incessante procura por formas mais práticas e autónomas de lidar com os desafios do dia a dia, a tecnologia, os desafios económicos, sociais e ambientais em que nos encontramos hoje têm motivado uma série de mudanças na sociedade e na mentalidade da população.

Toda a disrupção que encontramos nesta revolução tecnológica está a pressionar as organizações a mudarem rapidamente e, com elas, as suas pessoas que se pretende que sejam mais ágeis e flexíveis a essa mudança. Ao mesmo tempo, está a aumentar o desafio de atrair, gerir, motivar e reter os talentos.

Nos últimos anos as empresas tiveram de se adaptar a uma nova geração que chegou ao mercado de trabalho com uma forma de estar diferente e desafiante, tendo-se visto obrigados a responder às suas expectativas e às suas formas de trabalhar, colaborar e comunicar. Esta geração, digital native, veio desafiar as práticas correntes e a procurar formas de trabalhar e de estar dentro das organizações que vão ao encontro das suas expectativas. Este desafio aumenta quando a todos estas variáveis juntamos o facto de que as organizações continuam a ter nas suas equipas várias gerações de colaboradores com diferentes experiências e definições sobre o que é o trabalho e sobre como o devem desempenhar. A diversidade de gerações e de backgrounds tecnológicos, cria expectativas diferentes sobre práticas e ferramentas de comunicação e colaboração.

Paralelamente, a tecnologia de suporte ao trabalho tem vindo a demonstrar grandes evoluções e veio permitir suportar a adoção de novas práticas e políticas de trabalho mais orientadas à personalização e diferenciação das pessoas, mas também à simplificação dos processos e das tarefas. Tecnologias estas que permitem um aumento da produtividade das pessoas e das equipas. A tecnologia tem sido de facto um fator chave para a adoção de novas políticas associadas à organização do trabalho como o work-life balance ou o trabalho remoto.

É portanto, imperativo perceber como a tecnologia pode ajudar as organizações a modernizar o seu ambiente de trabalho para atraírem e reterem mais talento, envolvendo os atuais colaboradores, mantendo ou impulsionando ao mesmo tempo a produtividade.

Destaco assim cinco tendências de Modern Workplace, suportadas pela tecnologia, que as organizações deverão considerar adotar:

Trabalho Flexível
Para tirar proveito da mudança das condições de mercado, as empresas devem se esforçar para serem o mais ágeis possíveis. Isso significa aproveitar as vantagens do trabalho flexível e remoto que a tecnologia de hoje permite, dando a possibilidade às pessoas e às equipas de continuarem a ser produtivas onde quer que estejam. Como resultado, as empresas deverão encontrar formas inovadoras de apoiar uma comunicação eficaz, criar espaços de trabalho digitais e facilitar a colaboração – mesmo quando as equipas estão dispersas por vários locais e conectadas através de diferentes dispositivos.

Fomentar a boa colaboração
A maior parte do tempo das pessoas no local de trabalho é gasto em alguma forma de colaboração, quer seja no email, telefone, Instant Messaging (IM), reuniões. A sobrecarga colaborativa é uma realidade que necessita da adoção de boas práticas e de uma uniformização na sua gestão para que uma boa ideia não se torne no seu contrário. O lançamento mais recente de soluções como Microsoft Teams, Office 365, e Yammer, permite que as empresas criem seu próprio local de trabalho moderno – ajudando a aumentar a produtividade e capacitando as pessoas a criar e a partilhar conhecimento.

Inspirar melhores práticas de trabalho em equipa
A natureza do trabalho em equipa mudou na última década e as empresas precisam de dar às pessoas o acesso a ferramentas certas para gerir as suas tarefas. As equipas têm todas as formas e tamanhos diferentes. As equipas podem ter duas pessoas ou 200. Os projetos podem durar dois dias ou dois anos. Os membros da equipa podem ser locais ou espalhados por todo o mundo, podem incluir fornecedores e equipas externas à organização, ou apenas pessoas da organização. A diversidade é imensa e hoje não é apenas a forma como as pessoas trabalham em conjunto que mudou, mas também quantas vezes o fazem. A adoção de espaços de trabalho digitais para reunir equipas muitas vezes dispersas, com capacidades de colaboração, partilha, comunicação de forma eficaz torna o processo mais simples e eficaz. Há uma razão pela qual o trabalho em equipa está a aumentar: Quando bem feito, é a força mais poderosa para o sucesso.

Social no Workplace
As redes sociais e as aplicações de IM tornaram-se a opção padrão e também a forma mais prática para partilhar informações rapidamente, especialmente para a geração dos milleniums. Torna-se portanto essencial adotar estas novas formas de comunicar nas organizações, oferecendo rapidez, agilidade e segurança. Soluções como o Teams e o Yammer são exemplos de ferramentas que o permitem. O Microsoft Teams é uma solução baseada em comunicações instantâneas que pode ser instalada em praticamente todo o tipo de dispositivos comuns numa empresa, para que as pessoas possam comunicar facilmente em movimento, enquanto o Yammer permite que os colaboradores criem uma rede com colegas, uma espécie de intranet social, bem como com parceiros de outras organizações. Este tipo de ferramentas permite que as equipas permaneçam atualizadas e potencia a discussão de ideias.

Um Digital Workplace moderno, mas seguro
A diversidade das necessidades de colaboração, de comunicação e de mobilidade tem aumentado o risco no acesso à informação corporativa. Esse risco não pode ser impeditivo de adotar o conceito de Digital Workplace e de aplicar um conjunto de políticas de governance no acesso e na recuperação da informação quando necessário. A criação e gestão de um Digital Workplace não são da exclusiva responsabilidade do departamento de TI. Este é um ambiente transversal à empresa que obriga à intervenção e colaboração de todos os departamentos.

A criação de um ambiente de trabalho moderno, assente num Digital Workplace, colaborativo, responsivo e flexível são fundamentais para aquilo que hoje se designa de employer experience e que tem impacto na escolha e na retenção dos novos talentos. No entanto, alcançar as boas práticas digitais, não deixando ninguém para trás, implica implementar um conjunto de ações orientadas à adoção generalizada das equipas. Na Bizdirect temos criado programas de adoção para aos nossos clientes, onde envolvemos todos os seus colaboradores, independentemente do seu background tecnológico, para tirar partido das tecnologias colaborativas já existentes na organização. Tirar proveito do Microsoft Teams para colaborar e comunicar. Potenciar as ferramentas do Office 365 para criar, inovar e gerir. Automatizar tarefas com o Microsoft Flow são algumas das iniciativas que implementamos nas organizações através de Workshops, Webinars, sessões hands-on.

Desafie-nos para desenhar e adotar um novo conceito de Digital Workplace na sua organização, mais moderno, colaborativo, inteligente e seguro.

Hugo Gonçalves
Head of Marketing da Bizdirect

*Artigo originalmente publicado na edição online da RH Magazine, (10-12-2019)

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